tag:blogger.com,1999:blog-69137283514520711342024-02-08T12:34:21.403-08:00Guia Ingenieria IndustrialUnknownnoreply@blogger.comBlogger1125tag:blogger.com,1999:blog-6913728351452071134.post-28222962505787072402009-11-10T15:20:00.000-08:002009-11-10T15:29:24.536-08:008Ds: Metodología para la solución de Problemas<span class="Apple-style-span" style="font-family:arial;">Objetivos<br />Que los participantes al término del curso sean capaces de resolver problemas:<br />• Siguiendo una disciplinada metodología para la solución de problemas utilizando el proceso de la Octava Disciplina (8D)<br />• Aplicando las herramientas de calidad adecuadas<br /><br />Solución de Problemas<br />¿Cuándo utilizas un proceso de Solución de Problemas Reactivo?<br /><br />• En problemas de alta prioridad<br />• Cuando los estándares y las especificaciones no han sido conocidos.<br />• Cuando un proceso se encuentra fuera de control<br />• Cuando se requiere evidencia formal de la resolución del problema<br /><br />Herramientas Estadísticas:<br />La aproximación formal a la solución de problemas requiere que bases tu valoración del problema y la efectividad de la solución en datos, no en opiniones ni especulaciones.<br /><br />Las herramientas estadísticas fundamentales son utilizadas durante el proceso de solución de problemas para asegurar los resultados medibles<br />“Si la única herramienta que se tiene es un martillo, todo parece un clavo”<br /><br />El sistema 8D es un proceso de solución de problemas que: <br />• Identifica Problemas<br />• Toma acciones de contención provisional<br />• Describe problemas en términos medibles<br />• Los analiza utilizando datos y herramientas de estadística básica<br />• Encuentra la causa principal<br />• Corrige el problema eliminando la causa principal.<br /><br />8D’s sigue la lógica del ciclo PDCA (a.k.a. Shewhart or Deming Cycle)<br />1. Formación del Equipo<br />2. Describir/Definir el problema<br />3. Contener el problema<br />4. Identificar y verificar la causa raíz<br />5. Desarrollar el plan correctivo<br />6. Implementar y verificar la acción correctiva<br />7. Prevenir recurrencias<br />8. Celebrar y comunicar el éxito<br /><br />Características:<br />• Analiza todos los aspectos de un problema<br />• Desarrolla el análisis razonado para las soluciones propuestas <br />• Colecciona datos críticos sobre el problema y las soluciones propuestas<br />• Proceso orientado a equipo<br />• Planea como implementar y evaluar la acción exitosamente<br /><br />Proceso de 8D’s<br /><br />Paso 1: Formación del Equipo<br /><br />Objetivos: <br />Determinar si se necesita un equipo para hacer frente al problema, si es así:<br />1. Seleccionar y enlistar los miembros del equipo<br />2. Establecer roles y responsabilidades<br />3. Revisar el alcance y los objetivos de la actividad del equipo.<br /><br />• Perfil:<br />Miembros del equipo:<br />- Personas Especializadas/ Técnicos Expertos<br />- Personas responsables del área del problema<br /><br />• Tamaño del Equipo<br />Ideal de 4 a 6 miembros para:<br />- Alcanzar interacción<br />- Promover comunicación<br />- Lograr compromiso con la tarea<br /><br />• Alcance, Objetivo, Roles y Responsabilidades<br />- Identificar los logros esperados del equipo<br />- Revisar la disponibilidad del equipo<br />- Clarificar el nivel de autoridad en la toma de decisiones<br />Metas<br /><br />1. Clarificar el problema a ser enfrentado<br />- Revisar datos de soporte<br />- Definir la magnitud<br />2. Establecer los roles, responsabilidades, alcance y objetivos del equipo.<br />3. Realizar una lluvia de ideas de los problemas potenciales alrededor del problema e ideas relacionadas con el.<br />4. Recolectar datos de soporte sobre las áreas del problema<br />5. Discutir el plan general para visualizar el problema(s)<br /><br /><br />Checklist:<br /><br />• ¿Se han identificado los problemas reportados?<br />• ¿Se ha identificado el tema del problema?<br />• ¿Se ha establecido el equipo?<br />• ¿Se ha llegado a un acuerdo en el proceso de toma de decisiones?<br />• ¿Se ha desarrollado un plan de proyecto general?<br /><br />Paso 2: Describir/Definir el problema<br />Objetivos: <br />1. Analizar e interpretar datos para delimitar el problema a ser enfrentado.<br />2. Desarrollar una declaración formal del problema.<br /><br />Proceso General:<br />1. Identificar los temas que pueden rodear el problema y seleccionar el área objetivo del mismo.<br />2. Lluvia de Ideas y captura de las ideas del equipo sobre el área del problema<br />3. Recolectar datos para validar que el problema existe<br />- Establecer que estándar o especificación aplicable a la situación<br />- Considerar todas las fuentes de información disponibles que se puedan relacionar con el problema (incluyendo fuentes externas)<br />4. Desarrollar e implementar un plan general de acercamiento al problema<br />5. Resumir e interpretar los datos:<br />- Interpretar los datos recolectados, obteniendo datos adicionales (más específicos), si es necesario para clarificar el problema:<br />- Considerar los elementos estándar quién, qué, cuándo, dónde, y cómo.<br />- Utilizar las herramientas estadísticas básicas para clarificar los datos y desplegar lo encontrado en un formato apropiado.<br />- Los datos recolectados deben ser evaluados contra los estándares o especificaciones que se requiere alcanzar.<br />- Comparar los datos con los objetivos del negocio, medidas de desempeño y los estándares o especificaciones aplicables<br />6. Desarrollar y Redactar una Descripción del Problema<br />- Redactar la declaración del “estado actual”, describiendo la situación presente.<br />- Redactar la declaración del “estado deseado” describiendo el requerimiento o especificación.<br />- Identificar las diferencias.<br />- Combinar los tres para generar la declaración del problema<br /><br /><br />Declaración del Problema:<br />1. Una declaración clara del problema en términos medibles :<br />• Basada en datos, no en especulaciones<br />• Sin causas - la causa raíz no se ha identificado aún<br />• Sin soluciones – Las soluciones deben atacar la causa raíz<br />• No demasiado general<br /><br />2. La declaración del problema debe incluir:<br />• El “Estado actual” o la condición “Como esta” <br />• El “Estado deseado” o posición requerida<br />• El “Gap” o diferencia entre el estado actual y el estado deseado.<br /><br />Declaración de un Problema (ejemplo)<br /><br />Problemas Reportados<br />• Las medidas de las pruebas de fallas de los clientes son muy altas.<br />• Los negocios con clientes de éste perfil están en juego.<br /><br />Tipo de Problema<br />• Las pruebas de rendimiento del cliente son inaceptables<br /><br /><br /><br />El análisis nos lleva a la siguiente declaración del problema:<br /><br />La prueba de rendimiento del cliente a nuestro producto es del 75% (estado actual), el requerido es mínimo del 95% (estado deseado), la prueba de rendimiento del cliente es 20% menos del nivel aceptado (Gap).<br /><br />Revisión de la Declaración<br /><br />• ¿Esta basada en datos? Sí<br />• ¿Existen causas en la declaración? No<br />• ¿Existen soluciones en la declaración? No<br />• ¿Es muy general la declaración? No<br /><br />Conclusión: La declaración del problema cumple con el criterio general.<br /><br />Metas:<br />1. Analizar los datos del problema para intentar confirmar que existe<br />2. Comparar los datos con los objetivos de negocio,las mediciones de rendimiento y los estándares o especificaciones aplicables.<br />3. Utilizar los datos recolectados para establecer el estado actual, el deseado y el Gap<br />4. Redactar la declaración del problema<br /><br />Checklist:<br />¿Se han identificado los estándares aplicables?<br />¿Se han tomado y revisado los datos sobre el problema? <br />¿Se ha identificado el problema con las preguntas: qué, cómo, cuándo, porqué y cuánto?<br />¿Se ha definido el problema en términos medibles? <br />¿Ha proporcionado el cliente entradas al problema? <br />¿Tenemos los miembros adecuados del equipo para avanzar al siguiente paso?<br /><br />Paso 3: Contener el problema<br /><br />Objetivos:<br />1. Identificar y seleccionar acciones de contención <br />2. Desarrollar e implementar un Plan de contención<br />3. Analizar la eficacia de las acciones de contención<br /><br />Contención: También conocido como Acción correctiva a corto plazo.<br />El objetivo es tomar una acción provisional inmediata para prevenir el problema de impactar al cliente, mientras se investiga la causa raíz y una acción correctiva es establecida e implementada.<br /><br />Típicamente, la contención implica el clasificar, investigar o probar con retrabajo según se requiera y recuperar los productos o materiales afectados mientras se espera una disposición<br /><br />Proceso General:<br />1. Lluvia de ideas y selección de la acción de contención provisional.<br />2. Plan de implementación.<br />3. Implementar acciones de contención.<br />4. Verificar que las acciones provisionales están a lugar y son efectivas.<br /><br />“Utiliza la capacidad creativa de un grupo de personas para generar ideas”<br /><br />Usos<br />• Identificar áreas problemáticas<br />• Encontrar causas potenciales de los problemas<br />• Generar soluciones alternativas<br /><br />Guías<br />• Ninguna evaluación o crítica<br />• Propuesta de ideas fuera de lo común<br />• Construir ideas sobre ideas de otros<br />• Alentar al mayor número de ideas<br /><br />Tipos <br />• Estructurada<br />- Los miembros participan verbalmente en secuencia (Round Robin)<br />- Los miembros redactan sus ideas en la sesión (Slip method) <br />- <br />• No estructurada<br />- Entrada verbal al azar (Free wheeling)<br /><br />Acercamiento General:<br />1. Identificar un facilitador que guíe la sesión<br />- Mantener la sesión fluida<br />- Promover un gran volumen de ideas<br />- Notificar y hacer preguntas<br />2. Identificar al encargado de registrar las ideas<br />- Las ideas se deben registrar tan pronto como sea posible a lo que se está diciendo<br />- Utiliza una pizarra para mantener<br />las ideas visibles <br />3. Definir el tema<br />4. Defina el período para la sesión<br /><br />Planeación<br />• El objetivo es asegurarse de que las acciones formales están tomadas en una manera sistemática.<br />• Un plan estructurado y monitoreable, usando una herramienta formal tal como un diagrama de Gantt<br /><br />Proceso General<br />1. Separar las tareas en pasos a realizar.<br />2. Asignar tareas y responsabilidades.<br />3. Establecer un marco de tiempo.<br />4. Crear un documento para monitorear el progreso de la implementación<br />5. Las consideraciones adicionales para incluir en el plan son: estrategias de comunicación, establecimientos de compromisos, planes de contingencia, y medidas para evaluar los efectos<br /><br />Plan de Implementación<br />Metas:<br />1. Seleccionar la Acción (es) de contención a ser tomada<br />2. Desarrollar los planes necesarios<br />3. Implementar la o las acciones<br />4. Verificar que las acciones provisionales estén a lugar y son efectivas<br /><br />Checklist:<br />¿Se identificaron las acciones de contención potenciales?<br />¿Se identificaron las acciones de contención?<br />¿Se implementaron las acciones de contención?<br />¿Se han considerado todos los productos afectados?<br />¿Son eficaces las acciones de contención contra los defectos en la protección del cliente? <br />¿Se verificaron las acciones de contención?<br />¿Tenemos los miembros adecuados en el equipo para proceder al paso siguiente?<br /><br />Paso 4: Identificar y verificar la causa raíz<br />Objetivos: <br />1. Identificar las causas probables del problema (considerando las causas de la ocurrencia y de la ruta de escape)<br />2. Seleccionar y verificar las causas raíz<br />3. Identificar y clarificar las acciones correctivas potenciales<br /><br />1. Identificar las causas probables<br />• Revisar los requerimientos del cliente<br />• Lluvia de ideas y organizar las posibles causas (Ej.. Diagrama de causa-efecto)<br />• Explorar los niveles de causas<br />• Identificar las causas probables<br />• Ordenar las causas por la correlación al efecto: Fuerte, moderado o débil<br /><br />2. Analiza las causas probables<br />• Seleccionar las causas probables para la recolección de datos<br />• Determinar el método de recolección (Ej.. Checksheet)<br />• Recolectar / Analizar / Presentar los datos para identificar la causa raíz, que evitan que el “estado deseado” sea alcanzado<br /><br />3. Seleccionar las causas raíz para la acción<br />• Dar prioridad a las causas raíz<br />• Seleccionar las causas raíz a trabajar<br />• Determinar si tomar la acción está dentro del alcance del equipo o si los recursos adicionales necesitan ser enlistados<br />• Desarrollar e implementar experimentos para probar y validar las causas raíz<br />• Revisar la declaración del problema (si se requiere)<br /><br />Causa y Efecto:<br />• Diagrama de Causa - Efecto <br />- Es una forma estructurada de una lluvia de ideas. <br />- Identifica, explora, y exhibe un problema (efecto) y todas las causas posibles<br /><br />• Usos <br />- Analiza de un problema <br />- Guía para la discusión<br />- Ilustra el nivel de tecnología<br />- Evalúa el conocimiento de un proceso<br />- Recolecta Datos<br />- Es una herramienta de calidad<br /><br />Categorías más comunes de causas<br />• Gente, máquinas, materiales, métodos y medio ambiente<br /><br /><br /><br />Técnica de los 5 Por Qués:<br />• Es una técnica sistemática de preguntas utilizada durante la fase de análisis de problemas para buscar posibles causas principales. <br />• La técnica requiere que el equipo pregunte “Por Qué” al menos 5 veces<br />• Una vez que las causas probables hayan sido identificadas, empezar a preguntar ”¿Por qué es así?” o “¿Por qué está pasando esto?”.<br />• Durante este tiempo se debe tener cuidado de NO empezar a preguntar “Quién”. El equipo está concentrado en el proceso y no en las personas.<br /><br />Ejemplo: <br />Monumento de Lincoln<br />• Se descubrió que el monumento de Lincoln se estaba deteriorando más rápido que cualquiera de los otros monumentos de Washington. ¿Por qué?<br />• Porque se limpiaba com más frecuencia que los otros monumentos. ¿Por qué?<br />• Porque había más excrementos de pájaros en el monumento de Lincoln que en otro. ¿Por qué?<br />• Particularmente la población de gorriones era mucho más numerosa. ¿Por qué?<br />• Había más comida preferida por los gorriones en el monumento de Lincoln, especificamente ácaros ¿Por qué? Descubrierón que la iluminación utilizada en el monumento de Lincoln era diferente a la de los otros monumentos y esta iluminación facilitaba la reproducción de ácaros.<br /><br />Metas<br />1. Lluvia de ideas para localizar la causa del problema, usando un diagrama de causa-efecto<br />2. Alinear las causas posibles y recolectar los datos de apoyo<br />3. Seleccionar los objetivos de la causa raíz <br />4. Realizar las pruebas para confirmar las causas de raíz, si es necesario (Haciendo que la falla se presente y se elimine cuantas veces se desee)<br />5. Revisar la declaración del problema, en caso necesario<br /><br />Checklist:<br />• ¿Se ha revisado la declaración del problema?<br />• ¿Se han identificado las causas probables?<br />• ¿Se han recolectado datos en las causas probables?<br />• ¿Se han seleccionado y se les ha dado prioridad a las causas de raíz?<br />• ¿Se han verificado las causas raíz?<br />• ¿Se han identificado y clarificado las acciones correctivas/soluciones potenciales?<br />• ¿Tenemos los miembros adecuados en el equipo para proceder al paso siguiente?<br /><br /><br />Paso 5: Desarrollar el plan correctivo<br />Objetivos: <br />1. Evaluar las acciones correctivas potenciales.<br />2. Seleccionar las acciones correctivas que se van a tomar.<br />3. Desarrollar y convenir un plan de implementación de la acción correctiva.<br /><br />Proceso General:<br />1. Seleccionar el criterio general de la acción correctiva considerando:<br />• El Tiempo<br />• Los Recursos<br />• El Control <br />• Los Costos<br /><br />2. Utilizar los criterios para seleccionar la mejor acción correctiva<br />• Lograr la participación de todos los miembros del equipo <br />• Generar una Lluvia de ideas<br />• Determinar las ventajas y las desventajas<br />• Combinar ideas<br />• Votar a favor de la(s) mejor(es) acción(es) correctiva(s) - las ideas deben ser accionables y dentro del alcance del equipo<br /><br />3. Desarrollar un plan de implementación<br />• Incluyendo los objetos de acción y un calendario<br />• Ordenar los recursos (incluyendo proveedores y clientes, si es necesario)<br />• Asignar y revisar las responsabilidades <br />• Considerar las medidas a tomar, los planes<br />de contingencia, y las pruebas<br />piloto (si aplican)<br /><br />Metas <br />• Generar de la lluvia de ideas una lista de acciones correctivas<br />• Decidir la(s) acción(es) correctiva(s) con mayor potencial. <br />• Desarrollar un plan de acción correctiva<br /><br />Checklist:<br />• ¿Ha sido evaluado el impacto de la acción correctiva en otros procesos o clientes?<br />• En base a la evaluación, ¿La acción correctiva/la solución eliminará totalmente el defecto asociado a la causa raíz? <br />• ¿Tenemos los miembros adecuados del equipo para continuar con el siguiente paso?<br />• ¿Ha sido evaluado el impacto de la acción correctiva en otros procesos o clientes?<br />• En base a la evaluación, ¿La acción correctiva/la solución eliminará totalmente el defecto asociado a la causa raíz? <br />• ¿Tenemos los miembros adecuados del equipo para continuar con el siguiente paso?<br /><br />Paso 6: Implementar y verificar la acción correctiva<br />Objetivos: <br />• Probar la/las acción(es) correctiva(s) prevista(s) y ajustar el plan si es necesario<br />• Implementar la acción(es) correctiva (s) y verificar que se ha eliminado la causa raíz<br />• Retirar la acción de contención y verificar que no se repite el problema<br /><br />Proceso General:<br />1. Preparar la implementación <br />• Repasar la declaración del problema<br />• Exponer la causa raíz en forma modificada<br />• Revisar el plan de acción correctiva<br />• Entrenar/ Revisar el plan con todo el personal involucrado<br /><br />2. Implementar la acción correctiva<br />• Implementar el plan de acción correctiva<br />• Retirar la acción de contención de corto plazo<br />• Rastrear el progreso de la implementación<br />• Mantener en comunicación constante con todo el personal involucrado<br /><br />3. Evaluar la efectividad de la acción<br />• Recolectar información de los resultados para la evaluar la efectividad de la(s) acción(es) correctiva(s)<br />- Nota: Incluir retroalimentación del cliente <br />• Analizar la información en comparación con: <br />- El análisis anterior<br />- Los objetivos del negocio<br />- “El estado deseado”<br />• Determinar si todavía hay un GAP<br />o diferencia<br /><br />4. Completar la evaluación<br />• Direccionar el Gap o diferencia (si existe alguna)<br />• Identificar y Direccionar nuevas áreas de problema creadas por la solución(es), si aplica.<br /><br />5. Estandarizar los cambios <br />• Enlistar la documentación de los procesos estándar que necesitan ser modificados para hacer el cambio sistemático<br />- Considerar prácticas, procedimientos y sistemas que permitieron que el problema inicial ocurriera<br />• Actualizar la documentación aplicable para formalizar el control, proporcionar un vehículo para el entrenamiento, y asegurar la conformidad de la ISO por ejemplo: <br />- Planes de Inspección/Procedimientos<br />- Especificaciones del proceso <br />- Instrucciones del funcionamiento de la máquina<br />- Procedimientos de Operaciones Estándar <br />- Producto / Impresiones y Especificaciones de el o los componentes<br /><br />Metas<br />• Revisar la declaración del problema y Direccionar su causa raíz <br />• Revisar el plan de acción correctiva<br />• Implementar el plan de acción correctiva<br />• Retirar la acción de contención<br />• Evaluar la efectividad de la acción correctiva <br />• Formalizar cualquier cambio en el sistema<br /><br />Checklist:<br />• ¿Han sido llevadas a cabo las pruebas piloto?<br />• ¿Se ha recolectado información?<br />• ¿Se ha alcanzado el éxito gracias al cierre del Gap o diferencia en el problema y al direccionamiento de la retroalimentación del cliente?<br />• ¿Se han identificado nuevos problemas? <br />• Han sido removidas la/las acciones de contención?<br />• ¿Tenemos los miembros adecuados del equipo para continuar con el siguiente paso?<br /><br />Paso 7: Prevenir recurrencias<br />Objetivos:<br />1. Verificar que el plan de implementación de la acción se está siguiendo<br />2. Desarrollar e implementar los controles sistemáticos<br />3. Buscar otras oportunidades para utilizar la acción tomada<br /><br />Proceso General:<br />1. Verificar que el plan de implementación esté completo<br />• Si hay un Gap o diferencia en el plan u otros problemas que necesitan ser direccionados como resultado de la acción, asegúrate que sean resueltos o que haya un plan formal a lugar para su resolución. <br />• Asegurar que hay suficientes revisiones realizadas en un cierto plazo para establecer que los resultados de la acción son constantes.<br /><br />2. Revisar el plan de control<br />• Asegurar que los controles para monitorear parámetros críticos asociados con el proceso efectuado, estén a lugar.<br />• <br />• Evaluar el plan para asegurar que las tendencias desfavorables activen la acción antes de ocurrir no conformidades.<br /><br />3. Desarrollar e Implementar los controles sistemáticos:<br />• Identificar el sistema, las practicas, procedimientos y especificaciones que permitieron que el problema ocurriera.<br />• Identificar las acciones que eliminarán permanentemente la causa raíz del problema<br />• Actualizar los sistemas relacionados, los procedimientos, especificaciones, material de entrenamiento, etc...<br />4. Buscar aplicaciones adicionales de la acción <br />1. Otros productos , procesos, operaciones, clientes, etc. relacionados al negocio pueden beneficiarse con las mismas acciones correctivas.<br /><br />Metas<br />• Asegurar que el plan de acción correctiva y cualquier cambio en el sistema, están a lugar.<br />• Desarrollar un plan de control.<br />• Revisar otros productos, procesos, operaciones, clientes, etc. que puedan beneficiarse de las mismas acciones correctivas.<br /><br />Checklist<br />• ¿Se ha revisado la declaración del problema?<br />• ¿Se ha revisado el plan?<br />• ¿Ha demostrado el monitoreo que la o las acciones correctivas están continuamente trabajando? <br />• ¿Han sido formalmente direccionados los nuevos problemas (si surgieron algunos)?<br />• Si un cliente identificó el problema, ¿se ha confirmado que el problema se ha resuelto a su satisfacción?<br /><br /><br /><br />Paso 8: Celebrar y comunicar el éxito<br /><br />Objetivos<br />1. Reconocer las contribuciones de todas las personas involucradas<br />2. Comunicar los resultados de la acción correctiva a los interesados<br /><br />Proceso General<br />1. Asegurar que el personal interno afectado por la acción tomada está al tanto de ello.<br />2. Comunicar la acción a las personas fuera de la organización que podrían beneficiarse al conocerla.<br />3. Recompensar y reconocer el esfuerzo de todas las personas involucradas en el proceso.<br /><br />Metas<br />• Asegurar que todo el personal interno y externo afectado por la acción esté<br />al tanto de ello.<br />• Reconocer todos los logros de el o los equipos.<br /><br />Checklist<br />• ¿Han sido comunicados los cambios a los clientes según lo requerido?<br />• ¿Han sido comunicados los cambios a través de toda la organización según lo requerido?<br />• ¿Han sido comunicados los cambios a otros sitios en donde se realiza el mismo proceso? <br />• ¿Ha sido reconocido el esfuerzo del equipo de 8D’s?</span>Unknownnoreply@blogger.com0